Reglement 2024

A. Aanvraag

Voor een bijdrage uit het Goededoelenfonds kan via de website een aanvraag gedaan worden. De aanvraag dient te voldoen aan álle gestelde criteria en álle verplichte stukken dienen uiterlijk 31 augustus 2024 door Mamamini ontvangen te zijn. Per organisatie kan per kalenderjaar één aanvraag gedaan worden.

B. Planning Mamamini Goededoelenfonds 2024

Tot en met 31 augustus 2024

- Indienen aanvraag

Uiterlijk 1 december 2024

- Bekendmaking welke organisaties een bijdrage krijgen

Voor eind december 2024

- Uitkeren bijdrage

C. Criteria organisatie en project

Om in aanmerking te komen voor een bijdrage uit het Mamamini Goededoelenfonds dient een organisatie aan de volgende criteria te voldoen.

Vereisten

1. Stichting of vereniging, ingeschreven bij de KvK;

2. De organisatie dient een 'maatschappelijk belang', passend bij de doelstellingen van Mamamini. Dit blijkt uit de doelstelling(en) van de organisatie, maar ook uit de feitelijke werkzaamheden. Een ANBI-status kan dit nog extra bevestigen (niet verplicht);

3. De organisatie is gevestigd binnen het 'Mamamini Werkgebied'. Het Mamamini Werkgebied omvat: Groningen en 15 km daaromheen (gereden kilometers gerekend vanaf de Martinitoren, Google Maps);

4. De organisatie richt zich met haar activiteiten én doelstellingen op het 'Mamamini Werkgebied';

5. De organisatie heeft een bestuur bestaande uit minimaal 3 personen;

6. De organisatie beschikt over een eigen (Nederlandse) bankrekening, op naam.

N.B. Vereisten 1, 3 en 5 dienen te blijken uit de inschrijving in het handelsregister.

Uitsluitingen

1. Organisaties gericht op dierenwelzijn;

2. Organisaties met een religieus en/of politiek doel;

3. Organisaties met concurrerende activiteiten t.o.v. Mamamini.

Voor alle criteria geldt: zulks ter inschatting van Mamamini. Mamamini behoudt zich het recht voor aanvragen - zonder opgaaf van redenen - af te keuren / niet in behandeling te nemen.  

D. Projectverplichtingen

Een aanvraag voor een bijdrage uit het Mamamini Goededoelenfonds dient altijd te worden ingediend voor een specifiek project. 
Een project kan/mag:

- al eerder zijn gestart, maar nog niet zijn afgerond op moment van aanvragen;

- door meerdere fondsen/subsidies e.d. ondersteund worden;

- geen salariskosten bevatten voor medewerkers of zzp'ers;

- geen exploitatiekosten bevatten.

Een projectbegroting laat zien welke financiële middelen voor het project in totaal benodigd zijn. In de projectbegroting wordt duidelijk aangegeven voor welk onderdeel van het project de bijdrage uit het Mamamini Goededoelenfonds gebruikt gaat worden.

N.B. Gelden uit het Mamamini Goededoelenfonds mogen alleen besteed worden aan het project waarvoor deze gelden zijn aangevraagd, zie ook 'K. Verantwoording/Declaratie'. De aanvrager mag hier alleen van afwijken indien hiervoor schriftelijke toestemming is verleend door Mamamini. Neem hiertoe vóór besteding van het bedrag contact op met fonds@mamamini.nl.

E. Verplichte stukken bij aanvraag

Een drietal verplichte stukken maakt deel uit van de aanvraag en dienen voor het sluiten van de aanvraagperiodes bij ons binnen te zijn (upload bij de aanvraag of later per e-mail of per post).

1. Kopie gewaarmerkt uittreksel Kamer van Koophandel, niet ouder dan 1 januari 2023. Ter verificatie van criteria B1, B3 en B5. Let op: een Akte van Oprichting of een Inzage voldoet niet.
2. Projectbegroting; een korte specificatie van de verwachte kosten van het project waarvoor geld wordt aangevraagd. Daarbij graag duidelijk aangeven waar het aangevraagde bedrag uit het Mamamini Fonds aan besteed wordt. De projectbegroting is géén algemene staat van baten en lasten of balans van de organisatie.
3. Kopie van een bankafschrift van de organisatie, ter verificatie van de IBAN. Bedragen mogen onzichtbaar worden gemaakt.

Digitaal (PDF/Word of Excel):

Per upload: hou de digitale documenten bij de hand tijdens het invullen van het aanvraagformulier

Per e-mail: fonds@mamamini.nl (ook voor vragen).

F. Bedragen

- Het maximale toe te kennen bedrag voor een aanvraag is vastgesteld op € 5.000,-.

- Een toegekend bedrag kan overeenkomen met het door de organisatie aangevraagde bedrag, maar kan ook worden verlaagd, zulks ter bepaling van de Fondscommissie.

- Een toegekend bedrag dient te worden gezien als een voorschot tot het moment dat de definitieve eindafrekening door Mamamini is vastgesteld (zie J). Pas na vaststelling van de eindafrekening is bekend welk deel van het toegekende bedrag kan worden gezien als schenking.

G. Eerste beoordeling

Alleen als een aanvraag en de verplichte stukken tijdig zijn ingediend én deze aan alle criteria voldoen, maakt de aanvraag deel uit van de goedgekeurde aanvragen die uiteindelijk aan de Mamamini Fondscommissie zullen worden aangeboden. Bij twijfel kan Mamamini vragen om extra stukken, bijvoorbeeld jaarverslagen of statuten.

Mamamini behoudt zich het recht voor aanvragen - zonder opgaaf van redenen - af te keuren / niet in behandeling te nemen. Dit geldt in het bijzonder als de aanvrager op welke wijze ook schade heeft toegebracht aan het Mamamini Goededoelenfonds (zulks ter bepaling van Mamamini).

H. Keuze uit aanvragen

De Mamamini Fondscommissie wordt ieder jaar opnieuw samengesteld en bestaat uit maximaal 12 medewerkers van Mamamini.

De Mamamini Fondscommissie discussieert over de verschillende aanvragen en kent tenslotte punten toe aan de aanvragen. Hierdoor ontstaat een ranglijst. Door het bepalen van de hoogte van de toe te kennen bedragen ontvangen de organisaties met het hoogste aantal punten een bedrag uit het Mamamini Fonds van dat jaar.

I. Overmaking toegekend bedrag

Overmaking van het toegekende bedrag vindt plaats binnen 2 weken na toewijzing van de bijdrage.

J. Publiciteits-verplichtingen

Organisaties waarvan de aanvraag wordt gehonoreerd verplichten zich tot:

- deelname aan een uitreikingsmoment

- deelname aan een korte 'fotoshoot' voor promotionele doeleinden (online en offline kanalen)

Tevens geven organisaties én personen werkzaam voor deze organisaties, Mamamini de volgende toestemmingen:

- publiekelijk communiceren van naam en logo van de organisatie en de gehonoreerde aanvraag

- publiekelijk communiceren van foto's en filmbeelden van tijdens de uitreiking

Mamamini waardeert het zeer als organisaties via social media, hun website of andere kanalen de donatie van Mamamini bekendheid geven.

K. Eindafrekening / declaratie

- Verschillen tussen het ontvangen bedrag (voorschot) en het daadwerkelijk aan het project besteedde bedrag dienen te worden teruggestort in het Mamamini Goededoelenfonds. Om de hoogte van dit bedrag vast te stellen, dient er een jaar nadat het bedrag uit het Mamamini Goededoelenfonds is ontvangen een online declaratieformulier te worden ingevuld. U ontvangt een e-mail zodra het declaratieformulier ingevuld kan worden.

- Mamamini stelt na ontvangst van de declaratie, een eindafrekening op, waarna eventueel een verzoek om terugbetaling volgt van het terug te storten bedrag. 

- Een organisatie kan bij het indienen van de declaratie om uitstel vragen. Er wordt maximaal twee maal een half jaar uitstel verleend, gerekend vanaf het eerste declaratiemoment. Tegen het einde van de laatste uitstelperiode dient de organisatie nogmaals een declaratie in te dienen.

- Mamamini kan nadat de declaratie is ontvangen vragen om extra informatie, zoals kopieën van facturen, betaalwijzen en/of rekeningafschriften. 

De belangrijkste redenen voor Mamamini om een bedrag geheel of gedeeltelijk terug te vorderen zijn:

- er is geld overgebleven;

- een organisatie verzuimt het declaratieformulier tijdig in te vullen;

- juiste besteding van het bedrag kan niet worden aangetoond (bijv. middels gevraagde facturen, betaalbewijzen, etc.);

- toegekende gelden werden aan een ander project besteed dan waarvoor het geld was aangevraagd (indien Mamamini hiervoor vooraf schriftelijk toestemming geeft is dit soms wél toegestaan, zie D.)

- Einde reglement -